Beyond Checklists
Checklisten direkt am Beleg in Business Central
Ob Erstinbetriebnahme, Wartung, Reparatur oder Qualitätsprüfung – viele Arbeitsschritte folgen festen Vorgaben, doch die Checklisten dafür stehen selten in Business Central, sondern im Kopf. Beyond Checklists hängt sie automatisch an den Vorgang: an Artikel, Maschine oder Serviceauftrag. So wird aus Erfahrungswissen ein wiederholbarer Prozess – vom Funktionstest eines Artikels vor dem Verkauf bis zum vollständigen Prüfbericht einer Maschine nach der Wartung.
So arbeiten Checklisten in Business Central
Am Beleg, nicht daneben
Die Checkliste hängt am Beleg selbst - ob Artikel, Maschine oder Auftrag. Kein zweites Fenster, keine Datei, die jemand erst suchen muss.
Ohne Entwickler eingerichtet
Vorlage anlegen, Filter setzen, Zeilen tippen. Wer Business Central einrichten kann, baut eine Checkliste – ohne AL-Code.
Verbindlich, wenn es sein muss
Pro Vorlage entscheiden Sie: Ergebnisse dürfen offen bleiben, es erscheint eine Warnung, oder die Freigabe wird blockiert.
Aus Wissen im Kopf wird ein Schritt im Prozess
Bisher hängt die Qualität einer Prüfung daran, wer gerade am Beleg sitzt. Mit einer Vorlage hängt sie an der Vorlage – und der Beleg zeigt jederzeit, wie viele Punkte noch offen sind.
Gleicher Beleg, gleiche Prüfung
Eine Vorlage, beliebig viele Belege. Wer neu im Team ist, fragt nicht nach, was zu prüfen ist – die Liste steht schon da, wenn der Auftrag entsteht.
Unvollständiges bleibt liegen
Fehlt eine Pflichtangabe, warnt die Freigabe oder blockiert sie. Was im Nachhinein niemand mehr rekonstruieren kann, entsteht gar nicht erst.
Dokumentiert, auch nach dem Buchen
Die Checkliste wandert vom Angebot in den Auftrag und weiter auf den gebuchten Beleg. Wer zwei Jahre später nachfragt, findet die Antwort am Beleg.
Eine Mechanik für den Betrieb
Verkauf, Einkauf, Service, Stammdaten, Projekte, Fertigung, Lager und Umlagerung arbeiten gleich. Ihre Leute lernen eine Oberfläche - nicht acht verschiedene.
Von der ersten Vorlage bis zum gedruckten Bericht
Eine Checkliste entsteht als Liste von Zeilen, hängt sich an die passenden Belege und wird dort ausgefüllt, wo Ihre Leute ohnehin arbeiten. Das sind die Werkzeuge dazwischen.
Vorlagen aus Zeilen, nicht aus Code
Gruppen, Überschriften sowie Pflicht-, Normal- und Zusatzzeilen ergeben die Struktur. Die Vorschau zeigt das fertige Layout, bevor die erste Checkliste entsteht.
Der richtige Datentyp je Zeile
Text, Code, Zahlen, Datum, Uhrzeit, Ja/Nein, Auswahllisten, Bilder und mehrzeiliger Text. Wo eine Auswahl hingehört, steht ein Dropdown statt eines Feldes, das jeder anders füllt.
Zeilen, die auf den Beleg schreiben
Der Typ Bearbeitbares Feld zeigt ein Belegfeld und schreibt Änderungen über die Validierung von Business Central zurück. Lehnt der Beleg den Wert ab, erscheint die Meldung sofort.
Die Vorlage findet den Beleg
Handler und Filter legen fest, woran sich eine Vorlage hängt – beim Anlegen von allein oder auf Zuruf. Zur Auswahl stehen nur Vorlagen, deren Filter auf diesen Beleg passt.
Ausgefüllt am Rechner und am Gerät
Der Editor zeigt Schalter, Dropdowns, Textbereiche und eine Ablage für Bilder in einklappbaren Abschnitten. In den Business-Central-Apps für Android und iOS sieht er genauso aus.
Abschließen und einfrieren
Beim Abschließen werden Name und Zeitpunkt vermerkt, danach ist die Checkliste schreibgeschützt. Zurücksetzen darf nur, wer den Berechtigungssatz Checklist Admin hat.
Das Prüfprotokoll zum Serviceauftrag als PDF
Jede Checkliste lässt sich drucken oder als PDF ablegen, mit Gruppen und Pflicht-Fortschritt wie am Bildschirm. Am Serviceauftrag ist das Ihr Prüfprotokoll für die Akte, erstellt aus denselben Daten, die der Techniker erfasst hat.
Vorlagen wechseln den Mandanten
Eine Vorlage geht als JSON-Datei hinaus und im nächsten Mandanten wieder hinein, oder Sie kopieren sie direkt von dort. Der zweite Standort fängt nicht von vorn an.
Preise für Beyond Checklists
Checklisten einrichten
Woran Checklisten hängen, wie die Wartungsprüfung an den Serviceauftrag kommt, was beim Buchen passiert und wo die Fotos landen.
An welche Belege lassen sich Checklisten in Business Central hängen?
An Verkaufs-, Einkaufs- und Servicebelege, an den Servicearbeitsschein, an Stammdatenkarten wie Debitor, Artikel oder Serviceartikel, an Projekte, Fertigungsaufträge, Wareneingänge, Warenausgänge und Umlagerungsaufträge – über 40 Seiten.
Wie hänge ich eine Wartungscheckliste an den Serviceauftrag?
Sie legen eine Vorlage für Servicebelege an und grenzen sie per Filter auf die passenden Aufträge ein. Beim Anlegen des Serviceauftrags hängt sie sich von allein an, und der Techniker füllt sie am Rechner oder in der Business-Central-App für Android und iOS aus.
Blockiert eine Checkliste wirklich das Buchen?
Sie blockiert die Freigabe, wenn Sie das so einrichten. Und weil ein noch nicht freigegebener Beleg beim Buchen zuerst freigegeben wird, greift dieselbe Prüfung auch dort. Pro Vorlage wählen Sie zwischen Keine, Warnung und Fehler.
Wo landen die Fotos aus einer Checkliste?
Standardmäßig in der Business-Central-Datenbank. Wahlweise richten Sie einen eigenen Azure-Blob-Container ein; der Editor lädt sie dann über ein schreibgeschütztes SAS-Token. Vorhandene Bilder verschiebt eine Aktion in beide Richtungen.
Sehen unsere Leute die Checklisten überall?
Nur dort, wo Sie eine Vorlage angelegt haben. InfoBox und Aktion bleiben ausgeblendet, bis für einen Bereich mindestens eine aktivierte Vorlage existiert. Wer nur Serviceaufträge prüft, sieht auf Verkaufsbelegen nichts davon.
Lassen Sie uns über Ihre Prüfschritte sprechen
Welche Prüfung heute an welchem Beleg hängt, wer sie ausfüllt und wo sie im Alltag übersprungen wird – das schauen wir uns gemeinsam an, bevor Sie die erste Vorlage bauen.
Prüfschritte gemeinsam durchgehen
Gut kombinierbar
Passende Apps für Business Central
Die Außendienst-App für Business Central: Zeiten, Material, Fotos und Unterschrift am Serviceauftrag erfassen – auf Android und iOS, ohne Middleware.
Servicemanagement in Business Central: Serviceaufträge per Klick kopieren, Probleme in Freitextfeldern dokumentieren, Serviceartikel mit Bildern verwalten.
Mobile Lagerverwaltung für Business Central: scannen, kommissionieren, umlagern und Inventur zählen – direkt vom Handgerät, dort, wo die Ware liegt.
Beyond Checklists
Die erste Checkliste selbst anlegen
Installieren Sie Beyond Checklists aus dem Microsoft Marketplace in Ihrer Sandbox und hängen Sie eine Vorlage an einen Ihrer eigenen Belege. Die ersten 30 Tage sind kostenlos.